L’Échange Informatisé des Données ou EDI a révolutionné les échanges de documents entre les entreprises. Qu’est-ce exactement que l’EDI et doit-on avoir recours à une formation EDI pour le mettre en place dans les meilleures conditions ?
Brève définition de l’EDI
Échange Informatisé des données en français ou Electronic Data Interchange en anglais, l’EDI est un système qui permet d’échanger des données par ordinateur, en remplacement des manipulations de documents papier. Cela suppose que les deux systèmes informatiques soient en mesure de comprendre et d’intégrer ces données. Pour ce faire, plusieurs normes ont été créées pour créer un format standard, compréhensible par les ordinateurs situés à chaque bout de la chaîne.
Les documents relatifs aux échanges commerciaux : devis, bons de commande, factures… sont typiquement sous norme XML (Extensible Markup Language) ou OCI (Open Catalog Interface). Très utilisé dans l’assurance, le commerce et la grande distribution, l’EDI s’étend progressivement à toutes les branches de l’industrie. Son utilisation nécessite une solide formation EDI afin d’en maîtriser les rouages. Sa mise en œuvre passe par quatre fondamentaux.
Le logiciel de conversion
Pour que les ordinateurs des deux partenaires puissent gérer le flux d’informations, il est nécessaire que ces dernières soient encodées selon un format bien défini. Le logiciel doit être capable de sélectionner les zones de renseignements standard, comme le nom et l’adresse de l’entreprise, les numéros de référence des produits et leur prix, les montants, les taxes… Il les convertit ensuite en documents standardisés, utilisables par les deux parties. Les formations EDI traitent de l’ensemble des composantes de l’EDI (ERP, protocole de communication) et des différents langages disponibles.
Le traitement des lots
Les données encodées sont traitées sous forme de lots, que l’expéditeur et le destinataire peuvent grouper ou séparer selon leurs besoins, en fonction de la destination finale de chaque information. La formation EDI aborde les différents modes d’échange des données.
Le routage des messages
L’envoi des messages est parfaitement sécurisé et repose sur l’utilisation d’un minimum de deux « enveloppes », gérées par la norme EDIFACT. Celles-ci sont composées de deux segments indiquant le début et la fin. On distingue l’enveloppe de message, l’enveloppe de groupe et l’enveloppe d’interchange.
L’accord des partenaires
Pour que l’EDI fonctionne, il est nécessaire que les partenaires se mettent d’accord sur le format des données à échanger. Cette opération est particulièrement délicate dans les échanges internationaux, chaque pays ayant ses propres exigences en la matière. Selon les entreprises, la mise en œuvre de l’EDI sera effectuée en interne, après avoir assuré une solide formation EDI aux responsables des échanges, ou en externe, en confiant la tâche à un organisme EDI indépendant.
Si la mise en œuvre de l’échange informatisé des données peut paraître complexe au premier abord, elle apporte de tels avantages qu’il est difficile de le laisser de côté. L’EDI permet en effet la simplification, l’automatisation, l’accélération et la fiabilisation des échanges entre partenaires. Une formation EDI sera donc un atout.